亚马逊企业买家要求开发票,我该怎么办?

作者:亚马逊全球开店.              浏览数:3247              时间:2020-06-29 19:38:34
幸福的烦恼!收到企业买家的订单,庆贺销售额猛增,突然提示要上传发票,手动上传发票的工作量也连连上升,只能痛并快乐着?

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幸福的烦恼!收到企业买家的订单,庆贺销售额猛增,突然提示要上传发票,手动上传发票的工作量也连连上升,只能痛并快乐着?

欧洲飞速解禁,终于迎来利好消息,期待订单暴涨却还未解决发票问题,担心被拖后腿?

符合VAT= 0的的企业买家订单或不属于增值税范畴的订单,竟然也需要提供相应的发票或收据等票据,我对该提供哪些票据一无所知?

如果您也有上述卖家的烦恼,别担心!发票小课堂要开讲啦,这里有您最想获取的发票填写相关信息以及多种发票上传解决方案,帮您一网打尽各种发票难题!文末还有常见发票相关问题的专业解答,一扫您诸多困惑~

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发票开具Why so important?

在欧洲,增值税发票是每个企业采购者呈报企业支出、合规经营的重要凭证,无论您是面向个人消费者的卖家还是企业卖家,您都会收到企业买家的订单。所有卖家都需要为企业买家的订单提供合法、有效的增值税发票。如果您在法律上没有开具增值税发票的义务,则需要提供收据。如果企业买家收到货后,没有及时收到有效的发票,该订单很容易被退货,甚至您的账户也可能产生顾客投诉或差评。如果卖家没有遵守相关政策,亚马逊可能会对您的卖家账户采取措施。因此,及时了解亚马逊发票政策,正确开具票据,是您为买家提供良好购物体验,提升店铺信誉的重要保障!

我需要准备哪些票据?

票据形式多样,分别有哪些要求?

在欧洲进行商品交易时,对于企业买家的订单,根据交易类型,有增值税发票、贷记单、收据三种票据可能需要您出示,不同票据所需信息有所不同。

敲黑板,请务必与您的税务顾问确定需要提供的票据类型以及需要填写的信息,确定在哪些情况下您必须依法开具增值税发票,哪些情况下您不属于增值税范畴或您享受增值税豁免,此时您需要提供收据;而哪些情况则需要您提供贷记单。

小课堂讲师

▼ 针对企业买家开发票的政策

在每个订单确认派送后的一个工作日内,所有卖家均需针对此订单向企业买家提供有效的增值税发票。无需为销售的商品缴纳增值税的卖家需要提供收据。同样,企业买家退货的贷记单也必须在退货确认后的一个工作日内提供。

增值税发票和贷记单必须遵守适用的法律。根据欧盟增值税指令,发票和贷记单必须包含某些必填信息,可能还需要包含某些国家/地区特定的详细信息。有关更多信息,请参阅下方链接(复制链接粘贴到浏览器打开)。

https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/vat/eu-vat-rules-topic/vat-invoicing-rules_en

或者请咨询您的税务顾问获取更多指导。

  有效的增值税发票

根据欧盟增值税指令要求,所有发票都必须包含的信息有:

▼ 基本信息

发票号、出票日期、订单日期

▼ 卖家信息

法定名称、地址、VAT税号

▼ 买家信息

法定名称、地址、VAT税号*(如果买家应承担增值税以及有些欧盟国家的一些其他情况,必须要包含买家VAT税号。如有疑问,请咨询您的税务顾问)

*请注意,如果订单报告上有买家VAT税号时,您需要在发票中添加买家VAT税号。如果订单报告中没有买家VAT税号,请注意这有可能对您的VAT税率计算产生影响。请咨询您的税务顾问。

▼ 交易详情

商品数量、商品描述

▼ 交易金额明细

税率、税额、不含税单价、含税总价等

特殊情况,必需提供的其他信息

▼VAT豁免——需要引用正确的(欧盟或具体国家)的豁免指令,或者是其他备注信息表明豁免(是卖家的决定)

▼如果是买家有纳税义务,例如反向征税程序,备注信息需提及“Reverse Charge”

▼ 其他情况

请查看欧盟官网欧盟增值税指令以及各个国家的具体要求。(复制链接粘贴到浏览器打开)

https://ec.europa.eu/taxation_customs/business/vat/eu-vat-rules-topic/vat-invoicing-rules_en

  合规发票示例

▼左右滑动查看UK/DE/FR/ES/IT各国合规发票示例


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违规发票示例

以下卖家都缺少了发票必要信息

错误作业可千万别抄!


错误案例

1案例介绍:英国亚马逊物流服务(Fulfillment By Amazon,以下简称FBA)仓发货给英国企业买家的订单。产品(发带)是标准税率20%,不含税价格£2.16,VAT税金为£0.42,运费为0,含税总价为£2.58。此外,发票上还有企业买家的法定名称,地址和VAT税号。

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该发票缺失的信息为:

- 卖家法定名称、地址、VAT税号

- 出票日期

错误案例

2案例介绍:卖家从英国自发货仓库发货给英国企业买家的交易。产品(卫生纸)是标准税率20%,产品不含税价格£24.12,产品VAT税金为£4.82,运费为£4.96,运费VAT税金为£0.99,商品加运费最终含税总价为£34.89。此外,发票上还有企业买家的法定名称,地址和VAT税号, 卖家VAT税号,发票号,出票时间,订单时间。


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该发票缺失的信息为:

- 卖家法定名称、地址、VAT税号

错误案例

3案例介绍:卖家从英国FBA仓发货给英国企业买家的交易。产品不含税价格£13.12,产品VAT税金为£2.62,商品最终含税总价为£15.74。此外,发票上包含企业买家的法定名称,地址和VAT税号, 卖家的法定名称,地址和VAT税号,发票号,出票时间,订单时间。


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该发票缺失的信息为:

- VAT税率

错误案例

4案例介绍:从该票据中我们无法判断这是什么交易。


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贷记单

贷记单是对所销售商品原始发票的更正凭证。贷记单应该提及所对应的发票。企业买家退货的贷记单必须在退货确认后的一个工作日内提供。

因为欧盟增值税原因而需要提供贷记单的常见情况有

▼ 发票开具后,卖家同意给买家提供折扣或降价

▼ 买家退货并且买家应得到(全部或部分)退款

▼ 如果您需要更改之前上传的发票,原则上,您需要先上传一张贷记单,然后再生成正确的发票。基于各个国家的具体要求,该要求可能稍有不同。该情况有可能是应用了错误的VAT计算(例如,本应该是反向征税,但是收了VAT,或者是企业买家提供了买家VAT税号而这有可能会影响VAT计算)。

货记单示例

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收据

如果您不需要对销售额缴纳增值税,那么您仍需要在确认发货后一个工作日内,为企业买家的每个订单提供收据。

收据应该包含以下信息

▼ 卖家的法定名称和地址

▼ 买家的法定名称和地址

▼ 出票日期

▼ 所供应商品的类型和数量

▼ 每件商品的总价以及应付总额

▼ 收据号

收据示例


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发票小课堂第二讲

开发票我该注意哪些问题?

了解完票据的相关政策和特殊要求后,就需要各位卖家开始操作啦!有些卖家可能对于重要信息的获取、订单筛选等开发票的重要环节皆有困惑,接下来的小课堂就是干货满满的操作指导了,步骤简便,发票置备真的so easy~

小课堂讲师

我该怎样获取买家VAT信息?

可以通过以下方式在订单报告中增加企业买家VAT相关的信息列:

【卖家平台】>【订单】>【订单报告】>点击“添加或删除订单报告列”链接 > 添加以下信息列:“账单”,“商业订单”,“买家税标识符”,“买家公司名称”,“订单配送方”等。


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请注意

请注意,获取发票所需的相关信息是您的责任。如果您没有激活Amazon Business,您将无法从订单报告中获取买家VAT信息。您可以点击下面连接进行激活:

https://sellercentral.amazon.co.uk/business/b2bregistration 

我该怎样筛选企业买家订单?

FBA订单

【卖家平台】>【数据报告】>【库存和销售报告】>左侧【销售额】>【所有订单】>【请求下载】> 在报告中查找“is-business-order”这一列,筛选出值为“TRUE”的订单,即企业买家的FBA订单。


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亚马逊卖家自配送 (Merchant Fulfillment Network,以下简称MFN)订单


您可以通过以下两种方式筛选企业买家的MFN订单

▼ 方法一

【卖家平台】>【订单】>【订单报告】> “请求报告”【请求】> 在报告中查找“is-business-order”这一列,筛选出值为“TRUE”的订单,即企业买家的MFN订单。


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 方法二

【卖家平台】>【订单】>【管理订单】> 【查看买家自配送订单】> 左侧筛选栏勾选【企业买家】。


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发票小课堂第三讲

我该怎样上传发票?

完成发票置备的各种操作,就到了最终的发票上传环节啦!亚马逊提供多种发票上传途径供您选择,您可以选择卖家平台订单管理手动上传 IDU(Inovice Document Uploader)、亚马逊增值税计算服务(VAT Calculation Service,以下简称VCS)或者亚马逊授权的第三方服务商提供开发票的服务,全方位满足您的不同需求!请各位卖家根据下方详细信息按需挑选~   

卖家平台管理订单手动上传

▼对于没开通VCS的卖家

您需要筛选企业买家订单 > 获取企业买家VAT信息 > 自己计算税金 > 自己给每个订单上传发票。

▼对于开通VCS的卖家

请注意查看您的VCS设置中,是否提示需要您自行上传发票的一些情况。

  需要您自行上传发票的情况

  1. 在某个国家有库存,无VAT税号,e.g. 波兰、捷克

  2. 西班牙当地税号,非VIES验证的税号

  3. 中国自发货


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 使用IDU手动上传发票(或收据)操作步骤

您可以在【卖家平台】 > 【订单】 >【管理订单】> 【已发运】 这里,筛选出企业买家的订单,在每个订单确认发货后的一个工作日内,点击【上传发票】或【管理发票】的按钮>文件类型选择“发票”> “文件编号”为发票号(收据则填收据号)


使用IDU手动上传货记单操作步骤

买家退货后,您需要在退货确认后的一个工作日内上传贷记单。您将收到以下提示,请按提示上传就可以啦!


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订单超多手动上传太麻烦!想要操作简便、更加省时省力地解决发票上传问题?免费的VCS了解一下!

使用VCS自动上传

VCS

这款亚马逊官方工具不仅方便省心还免费省金!如果你在所有允许库存储存的国家都有税号,针对所有FBA订单,亚马逊将为您计算税费,自动生成并上传合规发票,省去您的人力资源和时间成本,激活后卖家还可以专享两大徽章的引流和增值税自动开票的多重益处!

激活步骤:【卖家平台】>【设置】> 【税务设置】> 【增值税计算设置】 > 依次设置“默认配送地址”,“不含增值税价格的默认国家/地区”,“默认商品税码”,“发货税率”,“礼品包装税率”,“激活日期”。

(复制链接到浏览器打开激活) 

https://sellercentral.amazon.co.uk/tax/registrationscontext=enrollment&ref=wc_b2b_cneu_vcsreg 


如果您在某个国家有库存无税号,那么从该国家发货的订单,VCS无法为您生成发票或收据,需要您自己提供并上传相关发票或收据。具体开票问题请咨询您的税务顾问。

卖家可以通过以下方式查看需要自主上传的发票:

【卖家平台】>【数据报告】>【税务文件库】> 【亚马逊增值税计算】> Report Type选择【VAT Calculations】>选择时间段,点击【请求报告】


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步骤1

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步骤2

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步骤3

除了以上两种方式,您还可以选择亚马逊授权的、支持自动上传发票的第三方解决方案提供商,与您的ERP系统无缝对接!

亚马逊授权的第三方服务商提供开发票的服务

您还可以使用解决方案提供商上传发票或贷记单,使用亚马逊计税数据计算增值税,然后采用卖家/第三方服务商的发票格式并由卖家/第三方服务商进行上传。

激活亚马逊授权的第三方服务商提供开发票的服务,前几步操作步骤与激活 VCS 的步骤基本一致:

【卖家平台】>【设置】>【税务设置】>【增值税计算设置】> 依次设置 “默认配送地址”,“不含增值税价格的默认国家/地区”,“默认商品税码,“发货税率”,“礼品包装税率”。

不同的操作步骤为:

- 在选择激活日期前,请先点击“发票生成”下方的【如何上传发票】,选择服务中国卖家的第三方服务商(如有 CN 标记的CaptainBI、Dianxiaomi和Irobotbox)

- 点击服务商旁边的 “CN” 来完成服务商界面的步骤,并联系服务商加入亚马逊授权的第三方服务商提供开发票的服务的白名单

- 选择【我会上传自己的 VAT 发票】

- 设置【激活日期】

- 并点击【同意并激活】

就完成了亚马逊授权的第三方服务商提供开发票的服务激活

发票小课堂第四讲

VAT=0? 怎样提供票据?

VAT=0 我是否还需要提供相关票据呢?

在欧洲收到企业买家订单,按照欧洲法规的要求,有以下四种VAT税率可能为0的情况,不同情况要求提供的票据信息是不同的哦,快来了解您会遇到以下哪种情况并且需要怎么解决吧~

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No.1

英国国内零税率商品的企业买家交易

如果某个英国国内企业订单的商品对应的税率为0%,请提供增值税发票。虽然发票备注非必填,但建议提供备注信息哦~

常见的中国卖家销售的英国零税率商品:


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关于商品税务代码的常见问题:

如果我既销售标准税率的商品,也销售零税率或低税率的商品,我开通了VCS(或即将要开通VCS),那么在VCS设置中,默认商品税务代码该怎么选?

如果您大部分商品在所有应税司法管辖区是标准增值税率,那么VCS默认商品税务代码设置选择A_GEN_STANDARD。对于零税率或低税率的商品,您需要执行商品报价级别的 PTC 分配。您有以下两种方式为某个特定商品设定PTC:

 1. 卖家平台 > 商品编辑页面 > 报价 > “商品税费代码”这个字段选择适用的PTC

 2. 库存模板文件进行批量更新 > “Product Tax Code”这一列,填写正确的PTC


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请注意

(与您的税务顾问)确认您的商品是否满足特殊的零税率,并正确设置PTC,是您的责任。

更多关于商品税务代码的信息,请查看卖家平台帮助页面“增值税税率和我的商品税务代码”,点击下方链接查询详情:

https://sellercentraleurope.amazon.com/gp/help/G202088390language=en_GB&ref=ag_G202088390_cont_G5HBSW6BSQL8K2YK 

No.2

非居民国内反向征税的企业买家交易

前提条件:

  1. 发货国=收货国,例如FR>FR, ES>ES, IT>IT。实施国内反向征税机制的国家/地区有法国、意大利、西班牙、荷兰、比利时、斯洛伐克、爱沙尼亚、芬兰和瑞典。各个国家的适用条件有可能不同,请咨询您的税务顾问

  2. 买家在该国注册了VAT(某些国家要求企业买家也需要在该国确立增值税)

  3. 卖家在该国没有确立增值税(例如,只注册了VAT)

请注意

1

如果VAT rate为0%, VAT amount €0,必须要有企业买家VAT税号

2

当应用国内反向征税时,发票必须填写备注信息“Reverse Charge”,参考 “欧盟增值税指令”具体要求

×具体发票内容请咨询您的税务顾问

No.3

欧盟跨境企业买家交易

前提条件:

  1. 发货国和收货国分别为不同的欧盟国家, e.g. DE>FR

  2. 买家在收货国有VIES验证的VAT税号

  3. 卖家在发货国有VIES验证的VAT税号

请注意

1

如果VAT rate为0%,必须要有VIES验证的企业买家VAT税号

2

发票必须填写备注信息,参考 “欧盟增值税指令”具体要求,例如“VAT exempted Intra-EU B2B supply of goods, article 138 EU VAT

×具体发票内容请咨询您的税务顾问

No.4

中国自发货到欧盟国家的企业买家交易

如果您不需要对销售额缴纳增值税,那么您仍需要在确认发货后一个工作日内,为企业买家的每个订单提供收据。

收据应该包含以下信息:

▼ 卖家的法定名称和地址

▼ 买家的法定名称和地址

▼ 出票日期

▼ 所供应商品的类型和数量

▼ 每件商品的总价以及应付总额

▼ 收据号

听完上述有关发票的几个模块的讲解,下面还有补充小课堂为您解答常见问题~

常见问题解答

Q1: 我能否退出Amazon Business,这样是不是就不会收到企业买家的订单了?

退出Amazon Business并不能阻止企业买家的订单。换句话说,即便您不是Amazon Business卖家,您依然会收到企业买家的订单。

Q2: 我没有激活Amazon Business,也不打算激活Amazon Business, 这样我是不是就无法从报告中获取企业买家的VAT信息,因此我提供的发票可以不包含企业买家的法定名称、地址和VAT税号?

如上所述,不是Amazon Business卖家,您依然会收到企业买家的订单。因此,您需要在确认发货后的一个工作日内,上传满足增值税发票法规要求的发票,而获取发票所需的相关信息是您的责任。

如果您激活了Amazon Business,那么您可以从订单报告中轻松获取企业买家的VAT信息。点击连接进行激活:

https://sellercentral.amazon.co.uk/business/b2bregistration

Q3: 周五下午或周末发货的订单,我要什么时候上传发票?

发货后一个工作日内上传,即下周一结束之前上传即可。

Q4: 我可以通过【卖家消息】,以邮件附件的方式给企业买家发送发票吗?

从2020年3月20日起,Amazon Business 发票开具政策将不再允许卖家使用【买家消息】为企业买家提供发票和贷记单。

Q5: 我可以随包裹一起,给企业买家发送纸质发票/收据吗?

您必须在确认发货后的一个工作日内,通过上述三种方式任意一种,发送电子版发票/收据。您仍可将原始发票的副本放入包裹中,但应按照相关要求加以标记。

Q6: 如果一个订单被拆开发货,我该怎么提供发票?

如果订单被拆分成多个订单进行配送,请在每个配送订单确定发货后的一个工作日内,为该配送订单上传发票。

Q7: 我之前上传的发票不满足欧盟增值税指令等法规要求,该怎么办?

根据Amazon Business 发票开具政策的要求,在每个企业买家订单确认派送后的一个工作日内,所有卖家均需针对此订单向企业买家提供有效的增值税发票。上传满足增值税发票法规要求的发票是您的责任。如果您需要更改之前上传的发票,原则上,您需要先上传一张贷记单,然后再生成正确的发票。基于各个国家的具体要求,该要求可能稍有不同。如有任何疑问,请咨询您的税务顾问。

Q8: 之前没有上传发票(或相应的票据),我应该为多久以前的订单补上传发票?

所有发现的计算错误的发票都应该被购销或更正,待结款项被退款。不同国家的时效期有所不同。请咨询您的税务顾问。

Q9: EU5国的发票可以全用英文吗?

请咨询您的税务顾问,因为不同国家的发票语言要求可能有所不同。通常来说,如果您使用该交易对应销售站点所在国家的当地语言开发票,一般都会被接受。

Q10: 发票上可以使用收货人姓名和地址作为企业买家的法定名称和地址吗?

对于企业买家交易,请获取正确的买家法定名称和地址。

Q11: 贷记单单号也需要是连号的吗?

和发票一样,贷记单也应该是独特的连号号码。请咨询您的税务顾问。

Q12: 收据上应该使用什么语言?

请咨询您的税务顾问,因为不同国家的发票语言要求可能有所不同。通常来说,如果您使用该交易对应销售站点所在国家的当地语言开收据,一般都会被接受。

Q13: 我没有企业买家的法定名称和地址,收据该怎么写?

请参考前面列举的“收据应该包含的信息”。如果订单报告中有买家的VAT信息,您应该都包含在收据中。如果订单报告中没有买家VAT信息,请与买家确认。如果没有可获取的买家税号等信息,您可以利用现有信息生成收据。请注意,如果稍后买家需要更改收据信息,您应该按照要求重新生成正确的收据。

Q14: 我之前上传的收据都不满足要求,缺少信息。我应该重新更改收据吗?

请参考前面列举的“收据应该包含的信息”。如果需要更改收据信息,您上传正确的收据。

Q15: 某个订单我在法律上没有开具增值税发票的义务,我需要提供发票。如果买家退货了,或者销售之后之后我们同意部分退款,此时我该如何更改收据?需要上传贷记单吗?

如果需要更改收据信息,请上传正确的收据即可。更正收据不需要用贷记单。贷记单是用来更正发票的凭证。

Q16: 上传收据时,“文件类型”只有两种选项——“发票”和“贷记单”,我该选择哪一个?

上传收据时,“文件类型”选“发票”。只有上传贷记单时,才选择“贷记单”。

Q17: 通过卖家平台管理订单来手动上传发票/收据/贷记单时,“文件编号”该怎么填?

发票填发票号,收据填收据号,贷记单填贷记单号。

扫码开通VCS

本次发票小课堂系列到此结束啦~各国致力于经济复苏,想要搭载一波企业采购热潮,就要提前解决好税务和发票问题,才能收获大笔订单、拓展蓝海市场~ 要在发票环节上节省人力物力、合理高效利用现有资源,别忘了扫描下方二维码激活VCS哦!


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文/亚马逊全球开店.

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